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Dylan ferreira hjmxky8fvmo unsplash

4 conseils pour réussir son événement virtuel

publié le 24 juin 2020

Ces derniers mois ont été extrêmement rudes pour le secteur de l’événementiel. Dû au Covid19 tous les événements qui étaient prévus ont été soit annulés, reportés ou transformés en événements virtuels. L’adaptation et la créativité semblent être de rigueur pour faire face aux nouvelles mesures prises pour réduire le risque de propagation du virus. Le monde de l’événementiel est donc actuellement en train de se réinventer pour offrir une expérience aussi qualitative en ligne qu’en réalité. Cette réponse semble pour le moment temporaire, elle est, pour autant, nécessaire afin de limiter les dommages liés à une annulation de l’événement. C’est pourquoi nous vous proposons 4 conseils pour réussir celui-ci de manière virtuelle. 1. N’hésitez pas Transformer son événement en événement virtuel peut paraître effrayant. Il est vrai que certains inconvénients pourraient potentiellement être un obstacle. Toutefois, ceux-ci peuvent être évités grâce à nos conseils. De nombreux avantages sont, en plus, à prendre en compte. Tout d’abord, ne pas recevoir de participants signifie que vous n’aurez pas à vous occuper de leurs sécurités. Les coûts d’exploitation seront également réduits et l’organisation de l’événement sera plus simple. Enfin, son aspect virtuel permet à l’événement de toucher une audience plus large que ce soit des personnes qui n’auraient pas pu se rendre à l’événement ou des personnes qui n'étaient pas intéressées à première vue par celui-ci. Tous ces avantages devraient donc vous encourager à maintenir votre événement et à l’adapter au contexte actuel. 2. Choisissez la bonne plateforme Votre premier défi sera tout d’abord de trouver la bonne plateforme pour permettre un maximum d’interactions entre les participants. Mais comment la choisir ? Une application Web ou une application mobile ? Étant aujourd’hui dans la deuxième phase du déconfinement, circuler est bien plus facile. Optez donc pour une application mobile afin d’accompagner vos participants même dans leurs déplacements. Assurez vous également que cette plateforme soit assez intuitive et permette les échanges entre vos utilisateurs. Veillez à avoir une plateforme qui permet de streamer en temps réel votre événement et de faire des appels vidéos entre vos participants afin de favoriser l'interaction. Il faut une plateforme qui puisse supporter la connexion d’un maximum de personnes. Aucune panne ne doit arriver afin d’assurer une expérience agréable et de qualité. N’oubliez pas de former votre audience à l’utilisation de la plateforme. Il est en effet possible de leur fournir en vidéo un petit tutorial pour les guider dans leur utilisation afin que celle-ci soit optimisée. 3. Réinventez votre contenu pour un public à distance Ces événements ont pour objectif l’acquisition de connaissances. Il ne faut donc pas perdre de vue l’essence même de votre contenu. Toutefois, la durée d’attention d’une personne est d’environ 10 minutes. Mais cette durée peut être rallongée de 40% si on utilise des outils d'interactivité. Ainsi, il faut rendre l’événement dynamique et ludique. Pour cela les lives ou les sessions enregistrées semblent être la solution. Mais il ne faut bien sûr pas en rester là, et s’assurer que vos conférenciers diffusent des diaporamas ou des images qui attirent l’oeil afin de capter l’attention de l’auditeur. L’interaction directe entre l’intervenant et le participant doit notamment être privilégiée avec des questions adressées directement à l’audience. D’autres outils peuvent être également utilisés pour rendre le format encore plus interactif et ludique, comme par exemple les sondages. 4. Assurez une bonne communication Il est bien plus facile d’oublier un événement virtuel qu’un événement pour lequel on doit se déplacer. Ainsi, assurez vous de produire en amont une bonne communication pour rappeler à vos participants que l'événement est maintenu et attirer également des personnes qui n’y allaient pas. Enfin, la communication sur vos différents réseaux doit être constante du début à la fin afin de garder votre audience impliquée. Il existe deux possibilités. Soit il s’agit de lives et vous les diffusez également sur les réseaux comme par exemple sur facebook. Soit il s’agit de sessions préalablement enregistrées et vous pouvez poster des extraits afin d’attirer vos participants à regarder plus sur votre plateforme.

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